Brilio.net - Membuka kotak masuk email setelah libur panjang hari raya sering kali memberikan kejutan manis. Di antara tumpukan pesan promosi, terselip satu email yang ditunggu-tunggu: surat penawaran kerja (Offering Letter). Perasaan campur aduk antara bahagia, lega, dan sedikit bingung biasanya muncul seketika. Bagaimana cara membalasnya agar tetap terlihat profesional namun tidak kaku?
Momen setelah liburan adalah waktu di mana energi sedang penuh-penuhnya. Namun, jangan sampai antusiasme membuatmu terburu-buru menekan tombol kirim tanpa memperhatikan detail. Membalas email tawaran kerja bukan sekadar berkata "ya", tapi juga tentang memastikan semua hak dan kewajiban sudah sesuai dengan harapanmu sebelum melangkah ke kantor baru.
BACA JUGA :
5 Contoh surat resign setelah Lebaran yang sopan dan tetap profesional
Persiapan Mental Sebelum Mengetik Balasan
Sebelum memilih template mana yang akan digunakan, pastikan sudah membaca seluruh isi dokumen penawaran dengan teliti. Perhatikan detail gaji, tunjangan, tanggal mulai kerja, hingga kebijakan lembur. Jika ada hal yang masih mengganjal, momen membalas email inilah waktu yang paling tepat untuk mengklarifikasinya secara elegan.
Langkah-Langkah Membalas Email Penawaran Kerja
Langkah pertama, mulailah dengan apresiasi. Sampaikan rasa terima kasih karena perusahaan telah memberikan kepercayaan untuk bergabung di tim tersebut. Ucapan terima kasih ini menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu dan proses rekrutmen yang telah dilewati.
Langkah kedua, nyatakan posisi secara jelas. Apakah kamu menerima tawaran tersebut, ingin melakukan negosiasi, atau butuh waktu tambahan untuk berpikir? Kepastian ini sangat penting bagi tim HRD agar mereka bisa segera memproses administrasi selanjutnya atau mencari solusi atas permintaan negosiasimu.
BACA JUGA :
15 Ucapan ulang tahun atasan & rekan kerja: Sopan, elegan, dan anti penjilat
Langkah ketiga, konfirmasi ulang poin-poin penting. Jika menerima, sebutkan kembali tanggal mulai kerja yang disepakati. Jika bernegosiasi, sebutkan angka atau poin tunjangan yang ingin didiskusikan beserta alasan yang logis. Menutup email dengan nada positif akan meninggalkan kesan bahwa kamu adalah pribadi yang komunikatif.
Pentingnya Etika Komunikasi Digital
Dalam dunia profesional, email adalah cerminan dari cara kerja. Penggunaan subjek yang jelas dan tata bahasa yang rapi menunjukkan tingkat ketelitianmu. Pastikan juga untuk membalas di jam kerja agar terlihat lebih tertata.
1. Contoh Balasan Email Menerima Tawaran (Direct Acceptance)
Gunakan template ini jika sudah merasa cocok dengan semua poin dalam penawaran dan siap untuk segera bergabung.
Tujuan Surat:
Kepada Yth. [Nama HRD/Recruiter]
[Nama Perusahaan]
Isi Surat:
Terima kasih banyak atas email penawaran kerja untuk posisi [Nama Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Setelah meninjau dokumen yang dikirimkan, saya dengan senang hati menyatakan menerima tawaran kerja ini secara resmi. Saya sangat antusias untuk segera bergabung dan berkontribusi bersama tim, terutama setelah melihat visi besar perusahaan saat proses interview.
Penutup:
Sesuai kesepakatan, saya akan mulai bergabung pada tanggal [Sebutkan Tanggal]. Jika ada dokumen administrasi tambahan yang perlu segera saya lengkapi, mohon informasikan kembali. Terima kasih atas kesempatan berharga ini.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Kamu]
2. Contoh Balasan Email Negosiasi Gaji (Salary Negotiation)
Sub judul ini sangat krusial bagi yang ingin menaikkan nilai tawar. Jangan ragu untuk bernegosiasi jika angka yang ditawarkan masih di bawah standar industri atau ekspektasimu.
Tujuan Surat:
Yth. Bapak/Ibu [Nama HRD]
Departemen Rekrutmen [Nama Perusahaan]
Isi Surat:
Saya ingin mengucapkan terima kasih atas tawaran kerja sebagai [Nama Jabatan]. Saya sangat tertarik dengan kesempatan ini. Namun, setelah meninjau detail kompensasi yang ditawarkan, saya ingin mendiskusikan poin gaji pokok. Berdasarkan pengalaman saya selama [Sebutkan Tahun] tahun di bidang ini dan riset pasar terbaru, saya berharap ada ruang negosiasi di angka [Sebutkan Angka Harapan].
Penutup:
Saya sangat terbuka untuk mendiskusikan hal ini lebih lanjut agar ditemukan titik temu yang saling menguntungkan. Terima kasih atas pengertian dan waktunya.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Kamu]
3. Contoh Balasan Email Menanyakan Detail Tunjangan (Benefit Inquiry)
Terkadang gaji sudah oke, tapi detail asuransi atau bonus belum jelas. Gunakan format ini untuk memastikan semua "fasilitas" tertulis dengan gamblang.
Tujuan Surat:
Kepada: [Nama Recruiter]
Hal: Konfirmasi Detail Penawaran Kerja - [Nama Kamu]
Isi Surat:
Terima kasih atas surat penawaran kerja yang Bapak/Ibu kirimkan pada [Sebutkan Tanggal]. Saya sangat tertarik dengan posisi ini. Sebelum saya memberikan keputusan final, ada beberapa detail terkait paket tunjangan kesehatan dan kebijakan cuti tahunan yang ingin saya konfirmasi kembali. Apakah saya bisa mendapatkan rincian lebih detail mengenai hal tersebut?
Penutup:
Informasi tersebut akan sangat membantu saya dalam mengambil keputusan terbaik. Terima kasih banyak atas bantuannya.
Salam hangat,
[Nama Lengkap Kamu]
4. Contoh Balasan Email Meminta Waktu Tambahan (Requesting More Time)
Jika kamu masih menunggu kabar dari perusahaan lain atau perlu diskusi keluarga setelah mudik, jangan terburu-buru. Meminta waktu 2-3 hari adalah hal yang lumrah.
Tujuan Surat:
Yth. [Nama Atasan/HRD]
[Nama Perusahaan]
Isi Surat:
Terima kasih atas penawaran untuk bergabung sebagai [Nama Jabatan]. Saya sangat menghargai tawaran ini. Berhubung ada beberapa hal internal yang perlu saya pertimbangkan secara matang pasca-Lebaran ini, apakah diperbolehkan jika saya memberikan jawaban resmi paling lambat pada tanggal [Sebutkan Tanggal]?
Penutup:
Terima kasih atas kesabaran Bapak/Ibu. Saya akan segera memberikan kabar pasti pada tanggal yang telah disebutkan.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Kamu]
5. Contoh Balasan Email Menerima dengan Catatan (Acceptance with Note)
Gunakan ini jika kamu menerima tawaran, tapi ada satu kondisi (misal: tanggal mulai kerja yang perlu digeser sedikit karena urusan mendesak).
Tujuan Surat:
Kepada Yth. Tim Rekrutmen [Nama Perusahaan]
Isi Surat:
Melalui email ini, saya menyampaikan penerimaan saya atas posisi [Nama Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Namun, berkaitan dengan proses transisi di tempat lama saya yang sedikit tertunda karena masa libur, apakah memungkinkan jika tanggal mulai kerja (joining date) digeser menjadi tanggal [Sebutkan Tanggal Baru]?
Penutup:
Saya harap perubahan kecil ini tidak mengganggu operasional tim. Terima kasih atas fleksibilitas dan sambutan hangatnya.
Hormat saya,
[Nama Lengkap Kamu]
FAQ: Hal Penting Seputar Balas Email Tawaran Kerja
1. Haruskah menyertakan lampiran scan tanda tangan dalam email balasan?
Sangat disarankan. Biasanya perusahaan melampirkan file PDF Offering Letter. Kamu bisa menandatanganinya secara digital atau mencetak, menandatangani, lalu men-scan kembali sebagai lampiran email balasan sebagai bukti persetujuan formal.
2. Apa yang harus dilakukan jika tawaran gaji lewat email berbeda dengan yang dibicarakan saat interview?
Segera klarifikasi secara sopan. Jangan langsung menuduh, gunakan kalimat seperti: "Berdasarkan catatan saya saat diskusi interview lalu, angka yang disebutkan adalah [X], namun di email tertulis [Y]. Mohon bantuannya untuk pengecekan kembali."
3. Bolehkah membatalkan penerimaan kerja setelah sudah mengirim email "Ya"?
Secara etika, ini sangat dihindari karena bisa merusak reputasi. Namun, jika ada keadaan darurat yang memaksa, segera hubungi HRD melalui telepon dan email secepat mungkin untuk memberikan penjelasan yang sangat jujur dan logis.
4. Apakah perlu membalas email tawaran kerja jika ingin menolaknya?
Wajib. Jangan melakukan ghosting. Kirimkan email penolakan singkat dan sopan yang menyatakan terima kasih atas kesempatannya namun kamu memutuskan untuk mengambil arah karier yang berbeda.
5. Bagaimana jika email tawaran masuk saat masih di perjalanan mudik atau sedang libur?
Balas segera dengan email singkat yang menyatakan bahwa kamu sudah menerima pesan tersebut dan akan memberikan jawaban lengkap setelah kembali aktif bekerja atau dalam waktu 24 jam. Ini menunjukkan kamu tetap responsif meski sedang libur.
